Há diversos documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Estão entre os principais:
Água, luz, telefone, internet e aluguel, por exemplo, são despesas que não geram notas fiscais e arquivos XML, mas precisam ser lançadas na contabilidade. Logo, os comprovantes das contas que citamos e de todas as outras possíveis precisam ter cópias enviadas ao contador.
Esses comprovantes servem para que o contador lance os pagamentos de obrigações e deixe-as liquidadas, pois também são movimentações que exigem provisionamento antes de compensação.
Com as cópias, o contador ainda consegue identificar datas e valores relativos a impostos e encargos e o que possivelmente foi pago em multas e juros, números que exigem lançamentos individualizados. Todos esses dados são obrigatórios em lançamentos, não apenas origem, destino e totais.
O negócio pode, por exemplo, contratar um pintor autônomo para a manutenção da fachada da empresa. No caso, pelo fato de o profissional não ter CNPJ, ele não emite nota fiscal.
Então, as partes celebram um contrato de prestação de serviços e o empreendedor paga o profissional com Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA). Nisso, o contratante retém imposto de renda e contribuição previdenciária na fonte, ficando com a responsabilidade de recolhê-los.
Em qualquer caso como o do exemplo ou semelhante, essas informações geradas precisam ser repassadas ao escritório para realização de registros e apurações pertinentes.
Extratos são muito importantes para a manutenção da contabilidade.
Apesar de eles conterem movimentações que já são registradas por outros documentos, são essenciais pelas seguintes razões:
Meios de pagamentos podem ser emissores de boletos e máquinas de cartões de crédito, que geram informações fundamentais para a exatidão da escrituração contábil e sua correta realização.
Descreve toda a movimentação do produto. Detecta histórico de consumo, entrada e saída e a evolução de preços.
É o instrumento básico de anotação e deve ser preenchido a cada variação. O fato de estar na prateleira facilita o manuseio e a confrontação com o estoque.
É um instrumento de retirada de produtos junto ao estoque. Cada setor que precise de algum produto faz a requisição na qual deve constar a assinatura do requisitante ou da chefia.
Os documentos fiscais são os registros oficiais do faturamento da empresa. Além disso, também comprovam compras, despesas e movimentações de impostos.
Vale lembrar que não é preciso imprimir todas as vias de notas transmitidas e recebidas ou enviar cópias digitalizadas. Basta fornecer uma cópia dos arquivos XML para que os profissionais os importem para os programas que elaboram as obrigações contábeis e fiscais. Ou o escritório pode fazer o download automático das notas utilizando certificado digital.
O escritório que atende à empresa já possui os dados dos funcionários, mas não os acompanha diariamente. Por isso, é dever da empresa informar ocorrências como demissões, horas extras, atestados e faltas, com cópia de documentos e comprovantes, para o contador elaborar a folha de pagamentos corretamente.
É o empreendedor quem define sua retirada de pró-labore, podendo aumentá-la ou reduzi-la todo mês.
Sempre que qualquer alteração for decidida, ele precisa repassá-la ao escritório pelo fato de alterações impactarem nas incidências de imposto de renda retido e contribuição previdenciária.
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